Ngày 28/4/2023, Bộ Nội vụ ban hành văn bản số 1983/BNV-VTLTNN về việc lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử. Theo đó, các nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử, gồm: Tiêu chuẩn, xác định giá trị, lập hồ sơ, thu thập, bảo quản, bảo đảm an toàn, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử, tiêu hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị, trách nhiệm quản lý lưu trữ điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, Thông tư số 02/2019/TT-BNV, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, Thông tư số 10/2022/TT-BNV và quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực.

Thực hiện số hoá hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Ninh Bình. Ảnh Hoàng Tươi

Hồ sơ thủ tục hành chính điện tử phải đáp ứng yêu cầu quy định tại Điều 9 và khoản 3 Điều 14 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 8/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. Đồng thời tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu hồ sơ thủ tục hành chính điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 6 Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

Thành phần hồ sơ thủ tục hành chính điện tử theo quy định tại Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính bao gồm:

* Tại Bộ phận một cửa, Trung tâm Phục vụ hành chính công

- Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.

- Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (nếu hồ sơ thiếu).

- Phiếu từ chối giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính (nếu hồ sơ không đúng quy định).

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ.

- Sổ theo dõi hồ sơ.

- Tài liệu khác (nếu có).

* Tại cơ quan giải quyết thủ tục hành chính (cơ quan có thẩm quyền)

- Hồ sơ đề nghị và kết quả giải quyết thủ tục hành chính của người dân, doanh nghiệp.

- Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả (nếu có).

- Tài liệu khác (nếu có).

Các thành phần hồ sơ này được cập nhật trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh và được kết nối liên thông với Cổng dịch vụ công của bộ, ngành, địa phương.

Việc lập và nộp lưu hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính điện tử vào Lưu trữ cơ quan theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư và Điều 7 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

Hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính được lưu giữ trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, tỉnh. Đến thời hạn nộp lưu, hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính được nộp vào Lưu trữ cơ quan của các cơ quan theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

Hoàng Tươi